{"id":2327,"date":"2025-07-31T19:48:38","date_gmt":"2025-07-31T19:48:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/?p=2327"},"modified":"2026-03-31T17:50:10","modified_gmt":"2026-03-31T17:50:10","slug":"navigating-document-digitization-in-compliance-with-nom-151-scfi-2016","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/navigating-document-digitization-in-compliance-with-nom-151-scfi-2016\/","title":{"rendered":"Navegando la Digitalizaci\u00f3n de Documentos con la NOM-151-SCFI-2016"},"content":{"rendered":"

En el panorama empresarial actual, la digitalizaci\u00f3n de documentos y procesos se ha convertido en una estrategia esencial para impulsar la eficiencia y la productividad. En M\u00e9xico, esta transformaci\u00f3n digital\nest\u00e1 regulada por la Norma Oficial Mexicana NOM151-SCFI-2016<\/strong>. Entender esta norma no solo es clave para el cumplimiento legal, sino tambi\u00e9n para asegurar la validez y confiabilidad de su informaci\u00f3n digital.<\/p>\n

En espec\u00edfico en materia laboral, es importante\nconsiderar que conforme al art\u00edculo 784 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), el patr\u00f3n tiene la carga de la prueba en caso de controversias laborales. Esto implica la necesidad de contar con documentos como contratos, recibos de pago, cartas de renuncia, avisos de terminaci\u00f3n, convenios y comprobantes de capacitaci\u00f3n, entre otros.<\/p>\n

La digitalizaci\u00f3n adecuada de estos documentos no solo facilita su consulta, sino que puede garantizar su valor probatorio, siempre que se realice conforme a lo establecido por la normatividad aplicable.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 es la NOM-151-SCFI-2016 y Por Qu\u00e9 es Importante?<\/h4>\n

La NOM-151-SCFI-2016 es una \"regulaci\u00f3n t\u00e9cnica de observancia obligatoria\" que establece los requisitos para la conservaci\u00f3n de mensajes de datos y la digitalizaci\u00f3n de documentos. Su objetivo principal es garantizar la integridad, autenticidad, disponibilidad y accesibilidad de los documentos digitales en M\u00e9xico, asegurando que sean confiables y posean validez legal ante instancias oficiales.<\/p>\n

Esta norma surgi\u00f3 en 2002 para regular la\ndigitalizaci\u00f3n de documentos y actividades\ncomerciales, y fue actualizada en 2017 para incluir la regulaci\u00f3n de firmas digitales y la emisi\u00f3n de\nconstancias de conversi\u00f3n. Su cumplimiento es\nindispensable para evitar sanciones y garantizar la\nvalidez legal de los documentos electr\u00f3nicos.<\/p>\n

\u00bfQui\u00e9nes deben Cumplir con la NOM 151?<\/h4>\n

La NOM-151-SCFI-2016 es de observancia general\npara las empresas mexicanas que realizan actos\ncomerciales de forma digital. Esto abarca la\nconservaci\u00f3n de mensajes de datos y la digitalizaci\u00f3n de la documentaci\u00f3n f\u00edsica relacionada con sus negocios.<\/p>\n

Numerosas instituciones gubernamentales y\nfinancieras en M\u00e9xico ya han adoptado esta norma, incluyendo:<\/p>\n

    \n
  • El Servicio de Administraci\u00f3n Tributaria (SAT), para\ndocumentos fiscales.<\/li>\n
  • El Instituto Nacional Electoral (INE), para datos\nelectorales como el padr\u00f3n.<\/li>\n
  • La Secretar\u00eda de Econom\u00eda, que promueve su\nadopci\u00f3n en contratos y facturas.<\/li>\n
  • Instituciones Financieras (bancos, aseguradoras),\npara transacciones, contratos y estados de cuenta.<\/li>\n
  • Gobiernos Estatales y Municipales, para la gesti\u00f3n\nde documentos electr\u00f3nicos y tr\u00e1mites\nadministrativos.<\/li>\n<\/ul>\n

     <\/p>\n

    Es importante destacar que la NOM 151 no se aplica a todos los documentos digitales indiscriminadamente, sino principalmente a mensajes de datos y documentos f\u00edsicos que han sido digitalizados para fines legales o administrativos, como facturas electr\u00f3nicas, contratos y registros contables.<\/p>\n

    \u00bfQu\u00e9 Requisitos debe Cumplir un Documento\nDigitalizado, Conforme a la NOM-151-SCFI-2016,\npara tener Valor Jur\u00eddico Pleno?<\/h4>\n
      \n
    • Ser una reproducci\u00f3n \u00edntegra, fiel y sin\nalteraciones del documento original.<\/li>\n
    • Contar con firma electr\u00f3nica avanzada, cuando\naplique.<\/li>\n
    • Estar respaldado con una constancia de\nconservaci\u00f3n de mensajes de datos emitida por un Prestador de Servicios de Certificaci\u00f3n (PSC)\nautorizado.<\/li>\n<\/ul>\n

       <\/p>\n

      \u00bfPor Qu\u00e9 es tan Importante el Papel que Cumple el\nPrestador de Servicios de Certificaci\u00f3n (PSC) en la\nSeguridad y Validez de los Tr\u00e1mites Digitales?<\/h4>\n

      La NOM 151 exige que los procesos de digitalizaci\u00f3n sean controlados por un tercero autorizado, denominado \"Prestador de Servicios de Certificaci\u00f3n\" (PSC).<\/p>\n

      La funci\u00f3n primordial del PSC es certificar que la\nmigraci\u00f3n de documentos f\u00edsicos a soportes digitales se realice de manera \"\u00edntegra e inalterablemente\".<\/p>\n

      Los PSCs tambi\u00e9n son responsables de vigilar el\ncumplimiento de los requisitos para la emisi\u00f3n de\nfirmas electr\u00f3nicas y las \"constancias de conservaci\u00f3n de mensajes de datos\".<\/p>\n

      Los PSCs est\u00e1n autorizados por la Secretar\u00eda de\nEconom\u00eda.<\/p>\n

      Los PSCs deben cumplir con rigurosos requisitos humanos, econ\u00f3micos, materiales y tecnol\u00f3gicos para garantizar la seguridad y confiabilidad de sus servicios. Sus operaciones deben alinearse con est\u00e1ndares nacionales e internacionales de seguridad de la informaci\u00f3n, como los de la serie ISO\/IEC 27000 y NIST.<\/p>\n

      \u00bfQu\u00e9 Est\u00e1ndares T\u00e9cnicos debe Cumplir el Proceso de Digitalizaci\u00f3n, seg\u00fan lo Establece la Norma Oficial Mexicana (NOM)?<\/h4>\n
        \n
      • Control del proceso por parte de un tercero\nacreditado.<\/li>\n
      • Asignaci\u00f3n de metadatos que describan el\ndocumento y garanticen su trazabilidad.<\/li>\n
      • Generaci\u00f3n de un sello de tiempo y constancia\ndigital que asegure su integridad.<\/li>\n<\/ul>\n

         <\/p>\n

        Este procedimiento no puede ser sustituido por una simple digitalizaci\u00f3n con esc\u00e1ner sin respaldo\nnormativo, ya que dicha pr\u00e1ctica no garantiza validez jur\u00eddica en caso de juicio.<\/p>\n

        \u00bfCu\u00e1les son los Requisitos Clave que deben\nCumplirse para Digitalizar Correctamente\nDocumentos F\u00edsicos?<\/h4>\n

        Cuando una empresa digitaliza documentos f\u00edsicos para una transacci\u00f3n comercial, la NOM 151 establece medidas estrictas:<\/p>\n

        Formato:<\/strong> La empresa puede elegir libremente el formato, siempre que sea un formato est\u00e1ndar que permita visualizar el contenido con software disponible en el mercado y accesible para cualquiera.<\/p>\n

        Niveles de Calidad:<\/strong> El documento digitalizado\ndebe ser completamente fiel a su versi\u00f3n f\u00edsica.\nEsta fidelidad debe ser corroborada mediante las\nfirmas digitales del comerciante y el PSC. Los\nniveles m\u00ednimos de calidad son:<\/p>\n

          \n
        • Representaciones gr\u00e1ficas: <\/strong> 200 p\u00edxeles por pulgada (ppp) o superior.<\/li>\n
        • Audio:<\/strong> Frecuencia de muestreo de 44.1kHZ y 16 bits o superior.<\/li>\n
        • Video:<\/strong> Resoluci\u00f3n de 352 p\u00edxeles de ancho por 288 de alto o superior, seg\u00fan el formato CIF (H.261 de la ITU).<\/li>\n<\/ul>\n

           <\/p>\n

          Garant\u00eda de Integridad:<\/strong> Los documentos electr\u00f3nicos deben respetar la geometr\u00eda o aspecto de origen (tama\u00f1os y proporciones) y, en el caso de videos, apegarse estrictamente a la codificaci\u00f3n y cantidad de im\u00e1genes por segundo. Es crucial que los documentos digitalizados no est\u00e9n disponibles para ninguna modificaci\u00f3n o consulta hasta que la constancia de conservaci\u00f3n haya sido emitida por un PSC autorizado. Adem\u00e1s, no deben contener gr\u00e1ficos o caracteres que no\nestuvieran en el archivo original. Cualquier\nomisi\u00f3n implica el incumplimiento de la NOM 151 y la necesidad de rehacer el procedimiento.<\/p>\n

          Cotejo de la Digitalizaci\u00f3n:<\/strong> El PSC es responsable de cotejar la digitalizaci\u00f3n realizada contra los documentos f\u00edsicos originales. Para este proceso, se aplican t\u00e9cnicas de muestreo probabil\u00edstico. El reporte del cotejo debe ser un mensaje de datos con informaci\u00f3n detallada, incluyendo las firmas electr\u00f3nicas. Puede realizarse una \"ceremonia de cotejo\" para dar certeza, con la posible presencia de un Fedatario P\u00fablico.<\/p>\n

          <\/p>\n

          Constancias de Conservaci\u00f3n de Mensajes de Datos<\/h4>\n

          Las \"constancias de conservaci\u00f3n de mensajes de\ndatos\" son una medida de seguridad que validan la\nintegridad de un documento a trav\u00e9s de sellos\ndigitales que dan fe de la fecha y hora de emisi\u00f3n.\nEsto les otorga validez legal. Si los documentos\noriginales son modificados, el 'hash' (algoritmo de\nautenticaci\u00f3n) cambia, lo que permite comprobar\nalteraciones.<\/p>\n

          Estas constancias son emitidas\nexclusivamente por PSCs autorizados por la Secretar\u00eda de Econom\u00eda, y tienen una vigencia de al menos diez a\u00f1os, que puede ser extendida si se requiere.<\/p>\n

          Firma Electr\u00f3nica Avanzada<\/h4>\n

          La Firma Electr\u00f3nica Avanzada es fundamental para validar documentos digitales. Consiste en un conjunto de datos electr\u00f3nicos que identifican al firmante y son creados bajo su control exclusivo. Se caracteriza por el control exclusivo del firmante sobre los datos de creaci\u00f3n (claves criptogr\u00e1ficas privadas) y la\ncapacidad de detectar alteraciones en la firma o en la informaci\u00f3n del documento. Una firma electr\u00f3nica avanzada utiliza certificados digitales emitidos por una Autoridad Certificadora reconocida, y tiene los mismos efectos jur\u00eddicos que una firma aut\u00f3grafa. Su regulaci\u00f3n en M\u00e9xico es robusta, contemplada en el C\u00f3digo de Comercio y la Ley de Firma Electr\u00f3nica Avanzada.<\/p>\n

          Las firmas electr\u00f3nicas y la conservaci\u00f3n de mensajes de datos son procesos complementarios. Un documento puede ser firmado electr\u00f3nicamente y, posteriormente, se le puede agregar el sello requerido por la NOM 151 para su conservaci\u00f3n.<\/p>\n

          Beneficios de la NOM 151 para su Empresa<\/h4>\n

          La implementaci\u00f3n de la NOM 151 ofrece m\u00faltiples beneficios, siendo su objetivo principal prevenir la modificaci\u00f3n fraudulenta de archivos digitales. Al adoptar la NOM 151, las organizaciones logran:<\/p>\n

            \n
          • Cumplimiento Legal y Certeza Jur\u00eddica:<\/strong> Alineaci\u00f3n con la Ley de Firma Electr\u00f3nica Avanzada y el C\u00f3digo de Comercio, lo que fortalece la validez legal y permite que los\ndocumentos sean reconocidos como prueba en\nprocedimientos judiciales y administrativos.<\/li>\n
          • Integridad y Autenticidad:<\/strong> Garant\u00eda de que los mensajes de datos y documentos digitalizados se conservan de forma \u00edntegra y aut\u00e9ntica, esencial para la confiabilidad de los registros.<\/li>\n
          • Facilitaci\u00f3n de Procesos y Agilidad:<\/strong> Directrices claras para la conservaci\u00f3n y digitalizaci\u00f3n, lo que agiliza los procesos administrativos y reduce la burocracia.<\/li>\n
          • Reducci\u00f3n de Costos y Optimizaci\u00f3n de Espacio:<\/strong> Elimina el papeleo, reduciendo gastos de materiales, tinta y almacenamiento f\u00edsico, liberando espacio para otras actividades corporativas.<\/li>\n
          • Fecha Cierta para Contratos Privados:<\/strong> Ayuda a cumplir con el requisito de que los documentos tengan una fecha verdadera y particular (fecha cierta).<\/li>\n
          • Almacenamiento Electr\u00f3nico Certificado: <\/strong> Provee un almacenamiento de alta duraci\u00f3n, incrementando las garant\u00edas en cualquier proceso legal.<\/li>\n<\/ul>\n

            <\/h4>\n

            Soporte Tecnol\u00f3gico y el Rol de Empresas\nEspecializadas<\/h4>\n

            Para cumplir con la NOM 151, las empresas pueden recurrir a diversas tecnolog\u00edas. Si bien no est\u00e1 directamente regulado por la norma, la tecnolog\u00eda Blockchain<\/em> puede complementar su cumplimiento, al ofrecer caracter\u00edsticas como inmutabilidad, transparencia, autenticidad y una prueba de tiempo confiable para las firmas electr\u00f3nicas.<\/p>\n

            Riesgos por Incumplimiento o Informalidad\nen la Digitalizaci\u00f3n<\/h4>\n

            La presentaci\u00f3n de documentos digitales sin respaldo de constancia de conservaci\u00f3n o sin cadena de custodia v\u00e1lida podr\u00eda llevar a su desestimaci\u00f3n como prueba en juicio laboral. Esto expone a la empresa a contingencias legales importantes.<\/p>\n

            Adem\u00e1s, en t\u00e9rminos de la reforma a la NOM se prev\u00e9 la importancia en comunicaciones electr\u00f3nicas certificadas, lo cual tambi\u00e9n puede tener aplicaci\u00f3n en notificaciones o autorizaciones relacionadas con la gesti\u00f3n laboral interna.<\/p>\n

            Empresas como Ricoh ofrecen soluciones y servicios gestionados para la transformaci\u00f3n digital, dise\u00f1ados para mejorar la productividad y optimizar flujos de trabajo en diversas industrias. Ricoh puede orientar a su empresa en la implementaci\u00f3n de la mejor tecnolog\u00eda bajo la Norma Oficial Mexicana, facilitando la adopci\u00f3n digital y potenciando su agilidad y productividad.<\/p>\n

            Asimismo, compa\u00f1\u00edas como Docusign facilitan el uso de firmas electr\u00f3nicas, garantizando la integridad de los contratos y su valor probatorio ante un juez. Docusign incluso ofrece una integraci\u00f3n para que sus clientes puedan enviar documentos firmados a un PSC asociado, asegurando la conservaci\u00f3n de mensajes de\ndatos conforme a la NOM 151.<\/p>\n

            Recomendaci\u00f3n<\/h4>\n

            Es fundamental que su organizaci\u00f3n eval\u00fae sus\nprocesos actuales de digitalizaci\u00f3n y conservaci\u00f3n de documentos para asegurar el pleno cumplimiento de la NOM-151-SCFI-2016. Esto no solo validar\u00e1 legalmente y proteger\u00e1 su informaci\u00f3n digital, sino que tambi\u00e9n fortalecer\u00e1 la confianza en sus operaciones comerciales y le permitir\u00e1 capitalizar los beneficios de la transformaci\u00f3n digital.<\/p>\n

            Estos son los pasos que proponemos llevar a cabo en la empresa:<\/p>\n

              \n
            • Diagn\u00f3stico:<\/strong> Revisar el estado actual de los expedientes f\u00edsicos y digitales de los trabajadores.<\/li>\n
            • Verificaci\u00f3n de proveedores:<\/strong> Asegurar que el tercero que digitaliza documentos est\u00e9 debidamente acreditado como PSC.<\/li>\n
            • Pol\u00edtica interna:<\/strong> Establecer un protocolo de digitalizaci\u00f3n y conservaci\u00f3n documental que contemple plazos, controles y personal responsable.<\/li>\n
            • Capacitaci\u00f3n:<\/strong> Brindar formaci\u00f3n b\u00e1sica a personal de RH sobre la diferencia entre una simple digitalizaci\u00f3n y una digitalizaci\u00f3n con valor legal.<\/li>\n<\/ul>\n

               <\/p>\n

              En un entorno cada vez m\u00e1s digital, asegurar la validez jur\u00eddica de los documentos laborales en formato electr\u00f3nico es una tarea cr\u00edtica. Desde esta asesor\u00eda legal, quedamos atentos para asistirles en la revisi\u00f3n de sus expedientes, procesos de digitalizaci\u00f3n, validaci\u00f3n de proveedores y redacci\u00f3n de pol\u00edticas internas relacionadas con este tema.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

              In today\u2019s business environment, digitizing documents and processes is essential to improving efficiency and productivity. In Mexico, this digital transformation is governed by the Official Mexican Standard NOM151-SCFI-2016. Understanding and complying with this regulation is not only crucial for legal adherence but also fundamental to ensure the validity and reliability of your digital records. Particularly […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":2391,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-2327","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-otros"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2327","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=2327"}],"version-history":[{"count":8,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2327\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3333,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/2327\/revisions\/3333"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/2391"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=2327"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=2327"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.ibarrapg.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=2327"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}